Non Basta la sola Carta. Come dimostrare all’INAIL l’effettiva attuazione del MOG 231 per lo sconto OT23

Nelle precedenti uscite della nostra rubrica abbiamo analizzato come l’adozione di un Modello di Organizzazione e Gestione ex D.Lgs. 231/01 o di un Sistema di Gestione della Sicurezza (UNI\ ISO\ 45001) rappresenti la via principale (nella Sezione E del Modello OT23) per ottenere la riduzione del tasso medio di tariffa INAIL fino al 28%.

Tuttavia, tra l’ottenimento teorico del punteggio e il definitivo accoglimento della domanda si frappone un ostacolo decisivo: il rigore della rendicontazione probatoria.

L’INAIL non riconosce agevolazioni sulla fiducia o sulla base di mere dichiarazioni formali. L’Istruzione Operativa dell’Istituto è chiarissima: ogni voce selezionata nel modello deve essere supportata da idonea documentazione probante, riferita all’anno civile precedente a quello di presentazione dell’istanza.

Oggi, nella nostra rubrica One Minute Talk (OMT), vediamo come costruire un fascicolo di rendicontazione a prova di contestazione.

1. Il principio cardine: Dal MOG “di carta” al MOG “vivo”

Il parallelismo tra il processo penale e la verifica amministrativa dell’INAIL è molto simile. Come un Giudice Penale dichiara inefficace un Modello 231 “fotocopia” mai applicato nella routine aziendale, così i verificatori INAIL rigettano la richiesta di riduzione del premio se l’azienda si limita ad allegare:

• Il documento del Modello 231 o del DVR;
• La sola delibera del Consiglio di Amministrazione di adozione del MOG;
• Un certificato ISO 45001 senza le evidenze dei successivi audit di mantenimento.

Per l’INAIL la carta statutaria è un prerequisito, non la prova. La prova è costituita dalle tracce dell’attività operativa svolta durante l’anno.

2. La Checklist della documentazione probatoria per l’OT23

Quando l’azienda richiede la riduzione del tasso sulla base del MOG 231 o del SGSL, il fascicolo probatorio da trasmettere telematicamente deve contenere una serie di evidenze incontestabili:

• Incarico e autonomia dell’OdV: Atto di nomina dell’Organismo di Vigilanza con evidenza dell’assegnazione di un budget autonomo di spesa.
• Verbali dell’Organismo di Vigilanza: Verbali delle riunioni periodiche svolte dall’OdV nel corso dell’anno e verbale di approvazione del Piano Annuale di Vigilanza.
• Flussi informativi verso l’OdV: Report, segnalazioni e informative trasmesse dalle funzioni aziendali (RSPP, Medico Competente, HR) all’Organismo di Vigilanza.
• Relazione annuale dell’OdV: Il report conclusivo presentato al CdA sullo stato di attuazione del Modello e sull’efficacia dei controlli svolti.
• Evidenze di Audit e Riesame: Verbali degli audit interni in materia di salute e sicurezza e verbale di Riesame della Direzione.
• Formazione specifica 231/Sicurezza: Report di tracciabilità dei corsi effettuati, test di verifica dell’apprendimento e registro delle presenze.

3. La prospettiva del Legal Coaching: La pianificazione documentale continuativa

Come Legal Coach, riscontro che l’errore più comune commesso dalle PMI è la “corsa di febbraio”: cercare di ricostruire a ridosso della scadenza dell’istanza OT23 la documentazione dell’anno precedente.

Questo approccio d’emergenza porta inevitabilmente a dimenticanze, incongruenze nelle date o buchi informativi che causano il rigetto della domanda e il conseguente recupero delle somme fruite da parte dell’INAIL (con sanzioni e interessi).

Il protocollo di gestione che condivido con le aziende cliente prevede la creazione della “Cartella OT23” in tempo reale:

1. Archiviazione contestuale: Ogni riunione dell’OdV, ogni audit e ogni corso di formazione viene convertito in PDF firmato e archiviato nella sezione OT23 del mese corrente.
2. Validazione intermedia a metà anno: Un check-up a giugno per verificare che tutti gli interventi previsti dal Modello 231 stiano producendo le relative evidenze documentali.
3. Audit di pre-invio: Verifica incrociata tra legale, OdV e consulente del lavoro prima della trasmissione telematica all’INAIL.

Conclusione

Il Modello OT23 è un’opportunità di risparmio finanziario straordinaria, ma richiede un rigore metodologico assoluto. Dimostrare che il MOG 231 non è un soprammobile burocratico ma il motore della sicurezza aziendale è l’unico modo per blindare lo sconto sul premio INAIL e proteggere la dirigenza in ogni sede, amministrativa o giudiziaria.

La tua azienda dispone già di un archivio digitale con le prove dell’effettiva attuazione del MOG 231 pronte per la rendicontazione INAIL?

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